Zwinne reagowanie na zmiany, w realizacji założonego planu.

Zmiany towarzyszą nam na każdym kroku, zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym. Zapewne jednak nikt nie spodziewał się tak ogromnej zmiany, jak ta, która nastąpiła w tym roku: pandemii, mającej wpływ zarówno na sposób funkcjonowania firm i zespołów, jak i na realizowane projekty. Pandemia skutecznie zweryfikowała to, czy firmy są zwinne, oraz to, czy my sami jesteśmy. Dlaczego? Ponieważ bycie zwinnym to – między innymi – bycie elastycznym i reagowanie na zmiany, zamiast podążania za ustalonym wcześniej, często na sztywno, planem. 

W tym artykule chcę Ci przedstawić wybrane elementy pracy z podejścia zwinnego, które wspierają zespoły i organizacje w reagowaniu na zmianę, a co za tym idzie – pomagają przejść przez ten trudny czas związany z pandemią. Wspólnie przyjrzymy się również firmom, które swoimi działaniami idealnie wpisały się w ideę zwinności.Klient od początku do końca Zespoły, które pracują w podejściu zwinnym, mają stały kontakt z klientem w trakcie prac nad produktem – klient jest obecny na każdym etapie rozwoju produktu. W zależności od wybranego sposobu pracy ten kontakt przybiera różną formę. Dla przykładu: w zespołach pracujących w Scrumie jedną z form takiego kontaktu jest wydarzenie, które nazywamy Sprint Review. W ramach tego wydarzenia zespół prezentuje klientowi ukończony przyrost produktu. Zakładając, że zespół pracuje w dwutygodniowych Sprintach, takie spotkanie ma miejsce co 2 tygodnie. Systematyczny przegląd ukończonych funkcjonalności produktu prowadzi do sytuacji, gdy oczekiwania klienta są spełnione.
Nie będzie zaskoczenia, że coś poszło nie tak, a nawet jeśli zaskoczenie wystąpi, to reakcja na nie będzie natychmiastowa. Każda wprowadzona zmiana, która może wyniknąć w trakcie pracy, jest komunikowania na bieżąco. Częsty kontakt zespołu z klientem zapewnia każdej ze stron najbardziej aktualną wiedzę na temat postępu tego, co się dzieje w projekcie. Ponadto – dzięki ścisłej współpracy na każdym etapie realizacji – zmiana planu, wynikająca z niespodziewanych warunków zewnętrznych (jak choćby pandemia), jest dużo łatwiejsza. Aby Cię przekonać, podam prosty przykład: w zespole scrumowym systematyczny przegląd gotowych funkcjonalności produktu powoduje, że zespół jest na bieżąco z aktualnym stanem produktu. W momencie wystąpienia jakiejkolwiek zmiany nie musi więc zapoznawać się ze wszystkimi modyfikacjami od początku, aby zaadaptować się do nowej sytuacji, i może zmienić podejście do wcześniej założonego planu.

Pracuj nad tym, co jest potrzebne

To, co ułatwia podjęcie działania i doprowadzenie do zmiany, to sposób planowania projektów. W zwinnym środowisku zespoły, które rozpoczynają pracę nad projektem, definiują cel, kroki milowe, które później są dla nich drogowskazem. Szczegółowe wymagania pojawiają się wraz z każdym kolejnym ukończonym elementem produktu. Na początek najważniejsze jest to, co chcemy osiągnąć, a później skupiamy się na uszczegółowieniu tego, jak to ma działać.   

Dzięki takiemu podejściu planowanie projektów trwa znacznie krócej niż w przypadku metodyk kaskadowych, np. PRINCE2, w których występuje planowanie w fazie przygotowania projektu i inicjowania projektu, a po tym rozpoczynamy pracę nad samym projektem. Uważam, że w tak w nieprzewidywalnym świecie, w jakim teraz żyjemy, nie ma na co czekać i trzeba zacząć pracę, zanim się wszystko zmieni. Warto zaznaczyć, że plan w środowisku zwinnym jest na bieżąco weryfikowany, np. poprzez tak zwane check pointy, spotkania Daily, listę ukończonych zadań, tablice z zadaniami etc. W obecnych czasach, z którymi przyszło zmierzyć się wielu firmom, dużo szybciej i łatwiej będzie zmienić trzymiesięczny plan działania lub dostosować go do obecnych warunków zewnętrznych niż zrewidować plan, który był tworzony np. przez pół roku. Bardziej wartościowe i przynoszące większy zysk firmie jest wprowadzenie zmiany do istniejącego planu projektu niż trzymanie się sztywno ustalonych założeń. Realizacja tego, czego potrzebuje rynek pod wpływem obecnej sytuacji, oddziałuje również pozytywnie na funkcjonowanie zespołów projektowych. Nie ma nic bardziej motywującego niż świadomość tego, że to, co robisz, jest w danym momencie naprawdę potrzebne.

Komunikacja na wiele sposobów

Kolejną cegiełką, która wesprze reakcje na zmianę, jest dbałość o przepływ informacji i sposób komunikacji w projekcie – tak, aby były one transparentne. W zwinnym podejściu transparentność znajdziesz w wielu elementach pracy – przykłady poniżej.

• Wizualizacja przepływu pracy poprzez wykorzystanie np. tablic ze statusami „do zrobienia/w trakcie/skończone”. Każdy członek zespołu ma dostęp do tablicy i jest ona na bieżąco aktualizowana. Każde zadanie, które oznaczymy np. kolorem czerwonym, wyróżni się na tle pozostałych i przykuje naszą uwagę. Wiemy, że 90% informacji przekazywanych do mózgu to informacje wizualne – jako ludzie pamiętamy 80% z tego, co widzimy, a jedynie 20% z tego, co czytamy. Takie dane jeszcze bardziej zachęcają do wykorzystywania wizualnej formy komunikacji. 

• Utrzymywanie jasnej listy wymagań, bo to forma komunikacji o tym, nad czym zespół pracuje i co będzie rozwijał w kolejnych iteracjach. W metodzie Kanban jest to widoczna kolejka zadań, które pojawiają się na liście „do zrobienia”, a w przypadku Scruma jest to lista pomysłów, która znajduje się w backlogu produktu. Chciałabym zwrócić Twoją uwagę na to, że w tego typu listach pomysłów/wymagań bardzo ważną rolę odgrywa zachowanie porządku. Co oznacza, że powinny być spisane w sposób jasny dla każdego w zespole/organizacji (mamy np. ustalone, że na górze znajdują się najważniejsze, a na dole mniej ważne pomysły). W sytuacji naniesienia zmian jest dużo łatwiej coś znaleźć, zmienić, dostosować, a jednocześnie zasady są nadal zrozumiałe dla zespołu.

• Codzienny Scrum, czyli synchronizacja zespołu odnośnie postępu pracy oraz komunikacji o utrudnieniach, które się pojawiają.

• Częsty kontakt z klientem, który daje przestrzeń do wymiany bieżącej informacji – klient wie, jaki jest postęp prac oraz jakie są kolejne kroki w jego projekcie.

• Posługiwanie się wiarygodnymi i przejrzystymi danymi w sytuacji podejmowania decyzji projektowych na poziomie firmy – zespół biznesowy posiada wiedzę na temat tego, skąd pochodzą dane i z jakiego okresu pochodzą, więc informacja o tym, czego dotyczy poszczególny wynik, jest całkowicie jasna dla każdego.

Powyższe przykładowe formy pracy w zespole pomagają zadbać o to, aby informacje były przekazywane w sposób cykliczny, przejrzysty i aktualny. Na podstawie takiego przepływu komunikacji na poziomie firmy i wewnątrz zespołów łatwiej jest podjąć decyzję o wprowadzeniu zmiany, ponieważ możliwe jest stałe śledzenie stanu projektu – a więc reakcja (zarówno na pozytywne, jak na i negatywne informacje) nastąpi zawsze szybciej niż później. 

Poznaj rezultat zmiany 

Odwagi do podejmowania zmiany planów dodaje również kultura organizacji, która pozwala wyciągać konstruktywne wnioski z błędnych decyzji i zachowań. Jednym z przejawów takiej kultury w organizacji o zwinnym charakterze jest organizowanie Retrospektywy, która występuje w zespołach scrumowych. Jest to przykład spotkania, podczas którego zespoły mają możliwość porozmawiania na temat spraw, które chciałyby poprawić lub zmienić w swojej pracy, aby stawać się lepszymi. Retrospektywa organizowana jest przez zespoły w określonych odstępach czasowych. Na każdym spotkaniu zespół ma szansę zrobić krok w tył i przeanalizować to, co pozytywnie wpłynęło na ich pracę, oraz to, co wpłynęło negatywnie. Ważnymi punktami wyjściowymi takiego spotkania są tak zwane action pointy, które definiowane są w oparciu o wskazane przez zespół rzeczy, nad którymi należy popracować, aby ich praca była efektywniejsza, i na podstawie wyciągniętych wniosków. W przypadku wprowadzania takich zmian i adaptacji nowych działań zespoły mają możliwość zweryfikowania, czy proponowana zmiana rzeczywiście miała sens i jaki miała wpływ na organizację. Wyobraź sobie zespół, który zmienił narzędzie do przechowywania projektów na nieco tańsze, bo tego wymagała sytuacja firmy. Jeśli zauważysz, że nie spełnia ono waszych oczekiwań – omów wpływ, jaki ma na waszą pracę ta zmiana. Wyciągnijcie wnioski i zastanówcie się, co chcecie z tym zrobić. Przykładowym action pointem w takiej sytuacji może być zrobienie ponownego badania dostępnych narzędzi na rynku.

Zwinne marki na polskim rynku 

W Polsce mamy przynajmniej kilka firm, których działania są świetnymi przykładami podjęcia zmiany kierunku w odpowiedzi na obostrzenia pandemiczne. InPost, odnotowując rosnące zapotrzebowanie na usługi paczkomatowe, wprowadził na początku marca 2020 m.in. usługę „Paczka w weekend”, która dała możliwość dostawy paczek w soboty i niedziele na podobnej zasadzie działania, co w dni powszednie. Nawiązana współpraca InPost z IKEA również jest dobrym przykładem reakcji na zmiany. Klienci sklepu będą mogli zamawiać swoje małogabarytowe zakupy bezpośrednio do paczkomatów, dzięki czemu zapewnią swoim zamówieniom większe bezpieczeństwo, bez konieczności dokonywania zakupów osobiście w sklepie. 

Sieć sklepów Empik również wyszła naprzeciw potrzebom swoich klientów, zmieniając swój dotychczasowy program lojalnościowy „Mój Empik” na „Empik Premium Free”, udostępniając możliwość korzystania z darmowej dostawy. Warte wspomnienia są również wszystkie restauracje, które w odpowiedzi na pandemię otworzyły się na nowe rozwiązania, jeśli chodzi o dostawy jedzenia pod same drzwi klienta. 

W moim artykule przedstawiłam Ci niektóre elementy pracy z podejścia zwinnego, które mogą realnie wesprzeć zespoły w reagowaniu na zmiany wcześniej określonych planów. Jeśli będziesz chciał/chciała spróbować wprowadzić którykolwiek z nich do swojego modelu pracy, pamiętaj, że na efekty będzie trzeba poczekać. Jak długo? To zależy. 😉 Każda firma jest inna, zespoły pracują nad różnymi projektami, mają też swoje przyzwyczajenia. Mimo wszystko, zachęcam Cię do podjęcia próby i bycia cierpliwym, bo zmiany są i będą się działy, nie tylko w czasie pandemii.