W rytmie Techo Agile — zwinne zarządzanie wspomagające pracę z projektami technologicznymi.
W świecie, w którym zmiana jest jedynym pewnikiem, przyszłość należy do tych, którzy skutecznie potrafią dostosować się do zmieniających się warunków. Zwinne podejście do zarządzania jest jednym ze sposobów, których firmy używają, nie tylko, aby utrzymać się na rynku, ale także, aby go kształtować.
Czym tak naprawdę jest zwinne podejście do zarządzania? Jest to sposób zarządzania firmą, który cechuje się szybką reakcją na zmiany na rynku i umiejętnością szybkiej adaptacji do nowej rzeczywistości biznesowej. Wymagania klientów, stan rynku czy dostępna technologia ciągle się zmieniają, a w świecie, który gna do przodu z prędkością światła, stanie w miejscu kończy się często rynkową śmiercią.W latach 90. XX wieku tempo rozwoju technologicznego okazało się tak szybkie, że rynek bezlitośnie miażdżył kolejnych producentów, których produkty stawały się przestarzałe zanim jeszcze trafiły na rynek. Od bankructwa wiele firm dzielił tylko jeden nieudany produkt, więc musiały szybko znaleźć sposób na błyskawiczne dostosowanie się do potrzeb rynku przy ograniczonych zasobach czasowych i często też pieniężnych. Tak właśnie powstało pojęcie zwinnego podejścia do organizacji, które opiera się na starannie przemyślanej strategii, wspierającej długoterminowe cele biznesowe organizacji. Podstawą zwinnego zarządzania jest ścisła współpraca całej organizacji: to bardzo ważne, aby wszystkie działy zgodnie pracowały nad sukcesem całego projektu, wykonując swoje indywidualne zadania. W centrum zwinnego zarządzania stoi zawsze klient, który jest początkiem i końcem każdego z procesów, które zbliżają firmę do realizacji jej celów. Informacja zwrotna o produkcie jest na wagę złota, ponieważ pozwala firmie zrozumieć, czego oczekuje klient, a w rezultacie – cały rynek. W zwinnie zarządzanej organizacji każdy pracownik zwraca uwagę na to, w jaki sposób klienci reagują na produkt i co to oznacza dla firmy.
Zwinne planowanie, czyli jak zaprojektować przyszłość organizacji
Komunikacja jest kluczem do sukcesu, zwłaszcza, jeśli chcemy, aby płynne podejście do zarządzania przyniosło nam realne rezultaty. Strategiczne myślenie, gotowość do zmian i elastyczność muszą być wpisane w DNA całej organizacji. Zgodność między celami każdego działu a wizją rozwoju firmy wymaga ciągłej komunikacji i mierzenia rezultatów pracy w odniesieniu do zmieniającego się rynku. Produkt danej organizacji to główny cel, do którego ona dąży, i każda definiuje go inaczej. Jako że definicja sukcesu jest zależna od specyfiki firmy i nie ma jednego, uniwersalnego przepisu na sukces, jasne komunikowanie celów biznesowych firmy i tego, w jaki sposób przekładają się one na działania sprzedażowe, operacyjne i marketingowe, jest niezbędne, aby każdy pracownik rozumiał kierunek, w jakim podąża firma. Zdefiniowanie tego, co oznacza dla firmy sukces oraz zrozumienie jej misji i produktu, jest kluczowym elementem strategicznego zarządzania i zrównoważonego rozwoju. Pracownicy, którzy zostali poinformowani o tym, jak mierzyć sukces firmowych projektów, są w stanie łatwiej ocenić własną pracę i zrozumieć swoją rolę w strukturach firmy. Może to potencjalnie zaowocować zwiększoną satysfakcją z pracy i wysokimi moralami, a to z kolei gwarantuje wyższą produktywność zespołów. Dobra komunikacja jest ważna dla każdej organizacji, ale przy zwinnym zarządzaniu jest kluczowa, ponieważ popycha firmę w kierunku przyszłości. Sukces to rezultat grupowy, napędzany przez zespoły, które patrzą w jednym kierunku, niezależnie od tego, w jakich działach pracują, a narzędzia typu OKR (Objectives Key Results) wspomagają rozwój.
Kultura organizacyjna, czyli praca u podstaw
Stworzenie kultury organizacyjnej, która skupia się na wielopoziomowym zrozumieniu celów strategicznych na każdym poziomie organizacji, jest podstawowym narzędziem do wypracowania skutecznych metod zwinnego zarządzania, zwiększenia konkurencyjności firmy na rynku i motywowania pracowników. Według raportu Deloitte o kulturze pracy z 2019 roku, 88% pracowników uważa, że wyrazista, przejrzysta kultura organizacyjna jest niezwykle ważna, aby osiągnąć sukces biznesowy. Zarządzanie coraz częściej opiera się na wdrażaniu zwinnego podejścia do wewnętrznych procesów na każdym szczeblu tak, aby przekładały się na konkretne działania, które egzekwowane są w takich samych ramach. Przykładowo: jeżeli dział marketingu chce sprzedać produkt, który wymaga zmian na stronie i w systemach, niektóre działania może oddelegować do działu sprzedaży albo tak zaplanować kolejny tydzień pracy nad projektem, aby dział technologiczny mógł maksymalnie produktywnie wykorzystywać swój czas. Świadomie planowana praca pozwala na szybką adaptację organizacji do warunków rynkowych i uzyskanie przewagi nad konkurencją, a nieustanna świadomość celów biznesowych i jasna wizja rozwoju firmy przybliżają firmę do świetlanej przyszłości. Zarówno silna kultura organizacyjna, jak i przejrzystość procesów organizacyjnych wspierają dynamiczny rozwój firmy i zwiększają poziom zadowolenia pracowników. Według wspomnianych wcześniej badań przeprowadzonych przez Deloitte, 50% pracowników wymienia regularną i szczerą komunikację jako najważniejszy element kultury organizacyjnej, 49% wspomina o docenianiu wkładu pracownika w rozwój firmy, a 47% mówi o dostępności kierownictwa. Wyjątkowe firmy mogą pochwalić się nadzwyczajną kulturą organizacyjną, bo praca na sukces zaczyna się od podstaw.
Zwinne zarządzanie, czyli rozwiązanie dla każdego działu
W niektórych kręgach zarządzania panuje błędne przekonanie, że zwinne zarządzanie sprawdza się głównie w działach technologicznych i nie może być z łatwością dostosowane do potrzeb innych działów. Patrząc jednak na samą jego definicję, łatwo zauważyć, że każdy dział firmy może dużo zyskać dzięki szybkiej i efektywnej adaptacji do warunków rynkowych, a zwłaszcza te zespoły, które zajmują się marketingiem, sprzedażą czy zasobami ludzkimi. Jako że rozwój biznesu wymaga wielopoziomowej elastyczności, organizacje, które sztywno trzymają się KPI (Key Performance Indicators), są zwykle odporne na zmianę i bardzo trudno w nich efektywnie wdrożyć zasady zwinnego zarządzania. Mimo że użycie tych zasad ogranicza się często do elementu technologicznego, pomijanie działu marketingu i sprzedaży w procesie tworzenia nowych struktur organizacyjnych jest ogromnym błędem, który powoduje podążanie w wielu kierunkach, zamiast dążenia do wspólnych celów, a w rezultacie tworzy chaos w zarządzie firmy. Mierzenie procesów i analiza zmieniających się liczb mogą jednak pomóc firmie w dostosowaniu się do zmieniającego się rynku, o ile nie idzie to w parze z ograniczoną możliwością podejmowania decyzji i adaptacji do sytuacji rynkowej. Samo używanie metodologii Scrum nie czyni firmy zwinnie zarządzanej, jeśli sposób myślenia całej organizacji nie jest jednolity i poświęcony wspólnym dla całej organizacji celom biznesowym. Dwa główne elementy przepisu na zwinnie zarządzany biznes to ciągła komunikacja, regularne planowanie i wyznaczanie celów oraz mierzenie rezultatów w odniesieniu do zmieniającego się rynku.
Klient wie najlepiej, czyli jak zmierzyć sukces
Klienci są najważniejszym elementem każdego biznesu. Zrozumienie potrzeb i preferencji klienta pozwala na ułożenie strategii, która przydziela każdemu działowi zadania realnie wpływające na pozycję firmy na rynku i pozwalające na dynamiczną implementację nowych rozwiązań. W sytuacji, kiedy klient jest centrum wszechświata, customer success wyznacza cele biznesowe, a więc i priorytety różnych działów w organizacji. Czym jest customer success? To budowanie relacji z klientem, które ma na celu maksymalne zaspokojenie jego potrzeb i stworzenie dla niego optymalnego doświadczenia, które opierałoby się na partnerstwie i otwartej komunikacji. To podejście proaktywne, które jest częścią strategii długoterminowej i generuje większe zyski z istniejących klientów. Pozwala w krótkim czasie maksymalnie zwiększyć korzyści i prawidłowo wyznaczyć oraz wyegzekwować cele biznesowe organizacji. Kiedy rynek zmienia się w bardzo szybkim tempie, umiejętność adaptacji jest na wagę złota. Sprawne zarządzanie pozwala na dynamiczny rozwój biznesu w środowisku, w którym niepewność jest główną walutą. Dzięki użyciu interesujących narzędzi i stworzeniu silnej kultury organizacyjnej można z łatwością przenieść organizację na zupełnie nowy poziom.
