Sztuka zarządzania ryzykiem. Jak minimalizować zagrożenia i maksymalizować szanse?

W dynamicznie toczącym się życiu biznesu, w którym wiatry na giełdzie czy kursy walut zmieniają się nieustannie, zmiana jest jedynym pewnikiem, a wiąże się ona zawsze z ryzykiem. Jeżeli chcemy uniknąć ryzyka, musimy unikać biznesu – są nierozłącznym duetem. Jako nieodłączny element każdego działania, które podejmujemy, ryzyko może pojawić się na każdym etapie rozwoju biznesu, projektu, czy produktu. Zadaniem zarówno managera, jak i pracowników jest umiejętne zarządzanie ryzykiem i szybka adaptacja do zmieniającym się warunków biznesowych. Jakich typów ryzyka możemy się spodziewać, prowadząc biznes? 

Szczególnie jeśli rozmawiamy o startupach! W jego DNA wpisane jest ryzyko. Niepewność czy projekt się powiedzie, czy produkt/usługa będzie używana przez potencjalne grono odbiorców, czy czas i środki w niego włożone się zwrócą? Warto się oczywiście nad tym zastanowić, natomiast my postaramy się oswoić ryzyko związane z biznesem poznając je od podszewki. Zacznijmy od tego, jakich typów ryzyka możemy się spodziewać, prowadząc biznes?

Ryzyko ma wiele twarzy

Istnieje wiele typów ryzyka, ale możemy je podzielić na dwie podstawowe kategorie: ryzyka zewnętrzne i wewnętrzne. Każdy typ ryzyka może wynikać z wielu różnych czynników: operacyjnych, strategicznych czy też komunikacyjnych – takich, jak relacje z inwestorami, partnerami oraz konkurentami. Z czego wynika to ryzyko? Samo występowanie interesariuszy wewnątrz organizacji (przełożeni lub zarząd) lub naszych naszych klientów jest jego źródłem. 

Kiedy budujemy naszą firmę, to naturalnie myślimy o klientach, pracownikach, rynku, kulturze organizacyjnej oraz otoczeniu. Żaden biznes nie jest samotną wyspą – los każdego przedsiębiorstwa zależy zarówno od jego relacji ze światem zewnętrznym, jak i jego wewnętrznej organizacji. Wszyscy interesariusze mają, w mniejszym lub większym stopniu, wpływ na kształt produktu, który z kolei decyduje o losie naszej firmy. 

Decyzje biznesowe, od sposobu komunikacji naszej marki, po działania marketingowe i strategiczne, zawsze muszą uwzględniać obecność interesariuszy, a co za tym – idzie zmienność rynku. 

Najbardziej powszechne typy ryzyka to: 

• ryzyko kredytowe,
• ryzyko rynkowe,
• ryzyko operacyjne,
• ryzyko płynności,
• ryzyko biznesowe,
• ryzyko operacji.

Każdy aspekt naszego biznesu wiąże się z niepewnością i podlega wpływom zarówno rynku, jak i klientów, dlatego właśnie to niezwykle ważne, żeby umiejętnie zarządzać ryzykiem. 

Ryzyko ryzyku nierówne, czyli kiedy opłaca się ryzykować

Samo słowo ryzyko kojarzy nam się negatywnie, ale warto pamiętać, że może być zarówno pozytywne, jak i negatywne. Negatywne ryzyko nazywamy zagrożeniem, ponieważ jest mierzone przez szkody, które powoduje. Pozytywne ryzyko to szansa, którą mierzymy przez pozytywny wpływ, który będzie mieć na naszą firmę. 

Ryzyko można też podzielić na dynamiczne i statyczne. Biznesowi giganci nie zawsze unikają ryzyka, a raczej próbują zmaksymalizować korzyści, które z niego wynikają, jednocześnie minimalizując szkody, które może wyrządzić firmie. Przy odpowiedniej optymalizacji poziomu niepewności, ryzyko może zdrowo napędzać rozwój naszego biznesu. Właśnie dlatego wdrożenie odpowiednich procesów zarządzania jest kluczowe z biznesowego punktu widzenia. 

Jak efektywnie zarządzać ryzykiem?

Kiedy oceniamy ryzyko, musimy zwrócić uwagę na dwa najważniejsze elementy: jego wpływ na nasz biznes/projekt/produkt oraz prawdopodobieństwo jego wystąpienia, które wspólnie tworzą macierz ryzyka (risk matrix). Ocena wpływu ryzyka na nasz biznes oraz prawdopodobieństwo jego wystąpienia pozwalają na podjęcie odpowiednich działań, które maksymalnie je zminimalizują.

Zarówno wpływ, jak i prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka możemy oceniać w różnych skalach, np. 1-10, lub po prostu w trzech kategoriach: małe/ średnie/duże. Im większy wpływ i/lub prawdopodobieństwo wystąpienia, tym większy priorytet powinny mieć związane z nim zadania. Najważniejsze jest dogłębne zrozumienie natury naszego ryzyka i sposobów, w które możemy je zminimalizować. 

Proces zarządzania ryzykiem

Podstawą efektywnego procesu zarządzania ryzykiem jest wyznaczenie inteligentnych celów, tzw. smart goals. Metoda smart zakłada, że działania, które podejmiemy, aby zarządzać ryzykiem, będą:

• S – specific, czyli konkretne,
• M – measurable, czyli mierzalne,
• A – acceptable, czyli do zaakceptowania,
• R – reasonable, czyli rozsądne,
• T – time-bound, czyli określone w czasie.

Bez jasnego celu nie możemy efektywnie przeprowadzić całego procesu zarządzania ryzykiem, ponieważ wpływa on na wszystkie jego inne elementy. Na cele możemy patrzeć jako na krytyczne czynniki sukcesu (CSF), a patrzeć możemy z różnych perspektyw: 

• finansowej (rozwój, przetrwanie), 
• konsumenckiej (polepszenie jakości usług, oferowanie konkurencyjnych cen),
• wewnętrznych procesów (optymalizacja kosztów i zasobów biznesowych),
• innowacji i nauki (wzmacnianie pozycji na rynku).

Dlaczego cele są tak ważne? Bo bez celów tracimy z oczu najważniejsze ryzyka, skupiając się na codziennych problemach, które w perspektywie długoterminowej nie są dla nas największym zagrożeniem. Z perspektywy biznesowej większym ryzykiem byłoby utracenie przewagi konkurencyjnej niż awaria w biurze, ale bardzo często skupiamy się właśnie na ryzykach o małym wpływie, zapominając o czynnikach, które są kluczowe dla przyszłości naszego biznesu. Nie możemy tracić z oczu naszych założeń biznesowych – to one są najważniejszym elementem procesu zarządzania ryzykiem, ponieważ definiują wszystkie inne elementy, od oceny po kontrolę sytuacji. Proces Zarządzania Ryzykiem zaczyna się od celu biznesowego.

Jakie są sposoby radzenia sobie z ryzykiem? 

Istnieją różne sposoby na radzenie sobie z ryzykiem, ale wyróżniamy cztery główne: 

• kontrola, 
• dzielenie,
• uniknięcie,
• zaakceptowanie.

Aby dokładnie opisać wszystkie z nich, posłużymy się metodologią 4T, która określa sposób działania i reakcji na ryzyko. 

1. Terminate – całkowicie usuwamy ryzyko, które nam zagraża. 
2. Treat – zajmujemy się ryzykiem, aby usunąć najważniejsze zagrożenia, które za sobą niesie, ale niektóre jego skutki mogą być odczuwalne dla naszego biznesu.
3. Transfer – przenosimy ryzyko na inne podmioty, np. przekazując komuś innemu część naszego projektu, zabezpieczając się odpowiednimi umowami, czy wykupując ubezpieczenie.
4. Take – podejmujemy ryzyko i akceptujemy jego konsekwencje.

Taki schemat postępowania jest najkorzystniejszy w większości przypadków. W momencie, kiedy znajdujemy się w miejscu, gdzie podjęcie ryzyka staje się najlepszym rozwiązaniem, warto od nowa przeanalizować nasze założenia i sytuację, w której się znajdujemy, aby upewnić się, że takie działanie jest zgodne z naszymi celami. 

Każda reakcja na ryzyko prowadzi do kolejnej reakcji, więc każdy nasz ruch powinien być dokładnie przemyślany. Działania mogą dzielić się na prewencyjnie, czyli takie, które są wdrażane, zanim ryzyko stanie się rzeczywistością, i skupia się na zredukowaniu możliwości, że w ogóle do tego dojdzie. Środki represyjne są używane wtedy, kiedy ryzyko dotknęło już nasz biznes i próbujemy złagodzić jego skutki. Jak to wygląda w praktyce? 

Jeśli chcemy zapobiec ryzyku, możemy je przenieść na strony trzecie – poprzez np. zakup ubezpieczenia. Wtedy ryzyko finansowe jest przeniesione na ubezpieczyciela, a więc wpływ ryzyka na naszą firmę jest znacznie złagodzony, ale jego prawdopodobieństwo pozostaje niezmienione. Możemy też uniknąć ryzyka, ale unikanie ryzyka nie powinno być podstawą strategii biznesowej, ponieważ wiele szans biznesowych naturalnie wiąże się z ryzykiem. Wiele przynoszących ogromne pieniądze przedsięwzięć to projekty, których realizacja wiązała się z ogromnym ryzykiem: ich twórcy musieli efektywnie zarządzać ryzykiem, a ich działania przyniosły pozytywne rezultaty. Zarówno unikanie, jak i akceptacja ryzyka nie wymagają od nas użycia żadnych środków kontrolnych.

Jak postępować, kiedy napotkamy ryzyko? 

Najpierw powinniśmy zastanowić się, czy możliwe jest usunięcie ryzyka, czyli wyeliminowanie przeszkody, która stanęła nam na drodze. Jeśli to jednak niemożliwe, to powinniśmy zająć się ryzykiem, minimalizująć skutki, a jeśli to także nie jest dla nas dobrą opcją, możemy spróbować przenieść ryzyko na stronę trzecią. 

Ostatecznością jest zaakceptowanie ryzyka, ale jeśli to też nie jest możliwe, to możemy jeszcze uniknąć ryzyka. Aby skutecznie kontrolować ryzyko wewnątrz firmy, organizacje używają kombinacji środków i metod (MMM), aby skutecznie nim zarządzać. Jakie to środki i metody? 

• Szacunki
• Budżety
• Stawki
• Metody przygotowania 
• Planowanie 
• Scenariusze
• Wskazówki 
• Zalecenia 
• Instrukcje
• Zgłoszenia
• Procedury 
• System danych 
• System kontroli
• Aplikacje 

To, jakiej metody użyjemy, zależy od tego, jak duży wpływ na naszą firmę ma dane ryzyko i jak duże jest prawdopodobieństwo jego wystąpienia. Kiedy zarówno wpływ, jak i prawdopodobieństwo wystąpienia danego ryzyka są wysokie, niezbędne jest stworzenie procedur, które pomogą nam w jego minimalizowaniu. Co możemy zrobić, jeśli wpływ ryzyka na nasz biznes jest duży, ale jego prawdopodobieństwo jest małe? 

W takiej sytuacji najlepiej stworzyć plan awaryjny albo wykupić ubezpieczenie. Natomiast jeśli wpływ ryzyka na nasz biznes jest mały, ale prawdopodobieństwo jego wystąpienia wysokie, to warto wdrożyć strategię, która będzie skutecznie chroniła nas przed skutkami wielu różnych typów ryzyka. Możemy przygotować plan działania, zawierający strategię, która pomoże nam podjąć właściwie działania przy każdym typie ryzyka. Pozwoli to na szybsze podejmowanie decyzji i zminimalizowanie czasu i wysiłku włożonego w dokładną analizę sytuacji, których wpływ na biznes jest znikomy. 

Czym jest koszt alternatywny (Opportunity Cost)?

Koszt alternatywny (lub koszt utraconych korzyści) to pojęcie, o którym wiele osób zapomina. Wiąże się ono z podejmowaniem działań w naszej organizacji w odpowiedzi na rynek, a bardziej z ich niepodejmowaniem lub odwlekaniem działań. Kiedy pojawiają się ryzyka wpływające na nasz biznes lub tworzące szanse, których nie wykorzystujemy, ponosimy koszt nieskorzystania z możliwości względem benefitów, jakie moglibyśmy wygenerować. A więc każde ryzyko powinno zostać rozpatrzone pod kątem możliwości rozwoju, jakie dostarcza naszemu biznesowi. 

Aby zobrazować koszt alternatywny, posłużymy się przykładem: jeśli słabą stroną dla korzystającego z naszego produktu jest sam proces obsługi klienta, generuje to ryzyko w odniesieniu do konkurencji, mającej przejrzysty i dobrze działający proces. Wpływa to negatywnie na odbiór naszej marki na rynku. Takie ryzyko powinno zostać zaklasyfikowane jako kluczowe, jednak brak szybkiego działania, zebrania danych z rynku oraz prześledzenie działań konkurencji powoduje, że ponosimy koszty wynikające z niższej sprzedaży produktów, która mogłaby zostać znacznie zwiększona dzięki dobrej obsłudze sprzedaży. 

Możemy z tego wywnioskować, że pojawiające się ryzyka kształtują działania naszych firm oraz realnie wpływają na odbiór marki i produktu.

W skrócie: istnieje wiele rodzajów ryzyka i każdy z nich wymaga indywidualnego podejścia, ale każdy proces zarządzania zaczyna się od identyfikacji naszych celów biznesowych i ryzyka i wymaga od nas dogłębnej oceny sytuacji, ewaluacji związku między ryzykiem a naszym celem, a następnie kontroli i monitorowania sytuacji. Ryzyko możemy wyeliminować, zająć się nim, aby zmniejszyć jego „siłę rażenia”, przenieść je na kogoś innego albo zaakceptować je i zająć się jego potencjalnymi konsekwencjami. 

Przy użyciu inteligentnych (smart) celów możemy dokładnie wyznaczyć nasze założenia i proces zarządzania ryzykiem zawsze powinien być z nimi zgodny. Warto pamiętać, że ryzyko może być zarówno negatywne (zagrożenie), jak i pozytywne (szansa), a złotym środkiem jest często zminimalizowanie niepewności przy maksymalizacji korzyści, jakie płyną z danej możliwości biznesowej. W biznesie, jak i w życiu, nie da się uniknąć ryzyka, ale dobra strategia może sprawić, że z wielu ryzykownych sytuacji wyjdziemy obronną ręką.