O evencie w czasach zarazy. Ciemna Strona UX#6 – Be the Hero, czyli objazdem do celu.
Konferencja „Ciemna Strona UX” jest organizowana od 6 lat przez członków Koła Naukowego ITberries, działającego przy krakowskiej Akademii Górniczo-Hutniczej. To, z wielu względów, wydarzenie wyjątkowe wśród eventów koncentrujących się na doświadczeniach użytkownika (i niezmiennie bezpłatne). Każdej wiosny wśród uczestników można spotkać zarówno studentów pierwszego roku, jak i doświadczonych projektantów. W 2020 roku też tak miało być. Jednak zamiast spotkać się 4 kwietnia w Krakowskim Parku Technologicznym, zmuszeni byliśmy zorganizować konferencję w formie zdalnej (wydarzenie odbyło się 17 października). Jak powstawała taka konferencja? Czy eventy na setki osób mają w ogóle rację bytu w czasach pandemii?
Początek: listopad 2019
Przedostatni miesiąc roku jest czasem, w którym czynimy pierwsze kroki, mające doprowadzić nas do realizacji konferencji. To chwile, które najmocniej określają cel, do którego będziemy dążyć, a także wytyczają szlak, który to umożliwi. Szósta edycja nie była pod tym kątem wyjątkowa. Z merytorycznej dyskusji wyłoniły się wątki, jakie chcieliśmy najmocniej poruszyć w trakcie szóstej edycji „Ciemnej Strony UX”, które najlepiej połączył podtytuł „Be the Hero”.
Współpraca i działanie: grudzień 2019–marzec 2020
Konferencja to duże przedsięwzięcie. Zorganizowanie jej w pojedynkę jest praktycznie niemożliwe ze względu na mnogość i różnorodność zadań. Dopiero praca zespołowa daje odpowiednią jakość. Na każdej kolejnej edycji spoczywa presja wynikająca z sukcesu poprzednich. W ciągu kilku miesięcy należy zadbać o aspekty logistyczne, merytoryczne, jak również o odpowiednią promocję wydarzenia oraz kontakt z partnerami i sponsorami. Całość musi zwieńczyć estetyczna oprawa graficzna oraz obsługa cyfrowa (np. strona internetowa konferencji). Zaraz po określeniu celu podzieliliśmy członków ITberries na odpowiednie sekcje, które realizowały wyżej wymienione zadania. Współpraca przy takim wydarzeniu jest nieodzowna – uczestnicy projektu muszą wiedzieć, z kim się kontaktować w razie potrzeby.Na przestrzeni miesięcy pozyskaliśmy prelegentów i partnerów, w międzyczasie promując wydarzenie i dopinając umowy. Równolegle pandemia wyszła poza chińskie granice i zaczynała zbierać żniwo na całym świecie…
Decyzje: marzec 2020
Na początku marca oficjalnie potwierdzono pierwszą osobę zakażoną koronawirusem w Polsce. W kolejnych dniach zakażeń przybywało. Niespełna miesiąc przed konferencją, 10 marca, przeprowadziłem rozmowy z interesariuszami – uczelnią i partnerem (zbiegiem okoliczności akurat na ten dzień umówiliśmy się na spotkanie na żywo), a przede wszystkim z Zarządem Koła. Do końca dnia podjęliśmy decyzję: „Ciemna Strona UX#6 – Be the Hero” nie może odbyć się teraz w formie stacjonarnej. Następne tygodnie przyniosły kolejne decyzje, m.in. to, że konferencja się odbędzie, tylko w innym terminie, a także w innym trybie, gdyż zbyt dużym ryzykiem było zakładać, że 17 października (taką datę wybraliśmy na nowy termin) sytuacja epidemiologiczna umożliwi przeprowadzenie eventu stacjonarnie.
Ostatnia prosta: sierpień 2020– październik 2020
Po intensywnym przeprojektowaniu koncepcji w taki sposób, aby móc dać uczestnikom jak najlepszy produkt, przyszedł czas na powrót do pracy nad organizacją konferencji. Do najważniejszych zadań należało ponowne wypromowanie wydarzenia, a także dopracowanie kwestii technicznych, związanych z nowymi realiami, włącznie z przeszkoleniem prelegentów i odpowiednim dostosowaniem platformy, na której miała odbyć się konferencja.
Dzień przed Dniem: 16 października 2020
Chociaż event oficjalnie miał rozpocząć się w sobotę, w piątek odbyły się warsztaty. Miały pełnić rolę testu, czy udało się zachęcić ludzi do wzięcia udziału w wydarzeniu odbywającym się zdalnie oraz tego, czy strona techniczna funkcjonuje bez zarzutu. Brak problemów w trakcie pozwalał na spokojniejszy sen przed CSUX#6, czyli sobotą wypełnioną prelekcjami i łączeniem się z setkami uczestników i kilkunastoma prelegentami.
Wielki Finał: 17 października 20208:00, godzina do rozpoczęcia konferencji.
Wraz z dwójką członków ITberries przyszliśmy do Wydziału Humanistycznego, gdzie mieściło się transmisyjne centrum dowodzenia. Marcowe przewidywania względem pandemii okazały się trafne, zespół był nadal rozproszony między kilkoma miejscami w Krakowie, a także w Polsce. Bieżącą komunikację umożliwiały popularne komunikatory. Było nas 6: 2 osoby będące konferansjerami, 1 odpowiedzialna za monitorowanie czatu i wsparcie techniczne dla prelegentów, 2 osoby odpowiedzialne za media społecznościowe oraz ja – usprawniający przepływ informacji, a także zapewniający pomoc w monitorowaniu wydarzenia, lecz przede wszystkim działający doraźnie w nagłych przypadkach. Została jeszcze chwila na próby i testy. Pierwsi uczestnicy zaczęli powoli zaglądać na platformę.9:00 – start! Niestety, już na początku konferansjerka miała problem z połączeniem, co spowodowało opóźnienie konferencji o kilkanaście minut. Początki zazwyczaj są ciężkie, ale ten był ekstremalnie stresujący. Pomógł brak paniki i przygotowanie na taką sytuację. Problem udało się szybko rozwiązać, więc konferencja mogła się posuwać do przodu. W kolejnych godzinach, jeśli już pojawiały się problemy, były one drobne i powtarzalne, toteż radzenie sobie z nimi nie było już takim wyzwaniem. Równolegle do prowadzenia konferencji zespół zajmujący się mediami społecznościowymi publikował materiały od uczestników oraz prowadził konkursy. W tym samym czasie jeden z partnerów zarządzał wirtualnym pokojem, umożliwiającym rozmowy. Efektywny podział obowiązków sprawił, że nie było tutaj problemów. Kilkanaście prelekcji na temat odpowiedzialnego projektowania przyciągnęło prawie ćwierć tysiąca uczestników, a przez czas trwania całej konferencji utrzymywało się zawsze ponad 100 uczestników na platformie (nie licząc prelegentów).17:00 – konferencja dobiegała końca. Event udało się utrzymać w ryzach, a szósta edycja „Ciemnej Strony UX”, mimo światowej pandemii, doszła do skutku.
„Ciemna Strona UX#6 – Be the Hero”. Czy eventy online mają sens?
Gdybym w listopadzie 2019 roku został zapytany: Maciek, co myślisz o zorganizowaniu w tym roku konferencji online?, pewnie bez zastanowienia odrzuciłbym tę propozycję. Czy jednak uważam, że konferencje prowadzone w trybie zdalnym to coś złego? Na to pytanie mógłbym odpowiedzieć cytatem ze „Stawki większej niż życie”: Ja zdania nie zmieniłem, ale zmieniły się okoliczności. Winien jednak jestem wyjaśnienie: gdybym ja, jako uczestnik, miał wybór między tymi dwoma, byłbym gotów poświęcić czas na dojazd do danego miejsca, aby na żywo wziąć udział w interesującym mnie wydarzeniu. Problemem jest, że taki wybór w tej chwili nie istnieje i stoimy przed dylematem: konferencja zdalna lub żadna, a w takiej sytuacji mój wybór będzie oczywisty…Wszyscy byliśmy przyzwyczajeni do eventów odbywających się w dużych halach i salach. Jednak pamiętajmy, że inni tęsknią za czasami przed erą smartfonów czy internetu, jeszcze inni mają sentyment do minionego systemu politycznego czy do tak (pozornie) prozaicznej kwestii, jak śnieg w grudniu (abstrahując od nie prozaicznej przyczyny jego braku). Możemy kwestionować rzeczywistość, ale w tym przypadku nie jesteśmy w stanie jej zmienić. Tak więc i my musimy się pogodzić z faktem, że pewne rzeczy się zmieniają i mogą już nie wrócić. Bo kto wie, jak długo będziemy zamknięci w naszych domach? Nie da się ukryć, że networking online jest dużo trudniejszy do zorganizowania, a i prelegent czuje się pewniej, gdy widzi ludzi, do których mówi. Z drugiej strony demonizowanie formy zdalnej byłoby niesprawiedliwe. O charakterystyce eventów online nieco więcej napiszę w dalszej części, w tej chwili chciałbym zwrócić uwagę na inną rzecz. Naiwne jest oczekiwać od tych dwóch form dokładnie tego samego. Są to podobne produkty, ale nie takie same – tak, jak w przypadku samochodów. Celem wszystkich konferencji jest przekazać uczestnikowi jakąś wiedzę i tak samo wszystkie pojazdy mają wspólny cel: przemieścić kierowcę z punktu A do punktu B, a osiągnie go zarówno niewielki, kompaktowy model w stylu Mini Cooper, jak i SUV pokroju Audi Q5. To oczywiste, że różne modele mają swoje wady i zalety. Podobnie można podejść do form konferencyjnych, z tą różnicą, że w naszym przypadku mamy większe możliwości niwelowania słabych oraz uwypuklania mocnych stron.
Zagrożenia i szanse zdalnych konferencji
Zdrowym ćwiczeniem jest przeanalizowanie obu form konferencyjnych (choćby tak prostym narzędziem, jak matryca SWOT, która pozwala nam określić mocne i słabe strony, a także okazje i zagrożenia): formy zdalnej po to, aby wiedzieć, na czym warto się skupić, a formy stacjonarnej, aby unaocznić różnice, a także zwizualizować sobie, co kiedyś działało, ale obecnie jest bezsensowne lub (z czym się spotkałem częściej) do czego trzeba podejść zupełnie inaczej.
Taka analiza przypomina również, z jakich szans czy zagrożeń wynikały konkretne działania w tworzeniu konferencji „na miejscu”, a którymi „w internecie” nie trzeba się przejmować.Kilkanaście linijek wcześniej obiecałem szersze omówienie cech konferencji zdalnej, za co się teraz zabiorę. Będzie oczywiście mnóstwo porównań do klasycznej formy eventów, celem lepszego zobrazowania, a także pewnego porównania. Zacznę od zagrożeń: wcześniej największym stresem był rzutnik odmawiający współpracy lub zbuntowana prezentacja w egzotycznym formacie. W świecie konferencji online ten problem nie jest wyzwaniem, zawsze można zacząć udostępniać swój ekran – wystarczy tylko odpowiednio szybkie łącze internetowe. W ten sposób przechodzimy do największego zagrożenia, czyli niestabilnego łącza internetowego.
Prelegent bez prezentacji może kontynuować swoje wystąpienie, jakże jednak ma ono trwać, gdy brakuje i wizji, i fonii? To dość mocno utrudnia prowadzenie konferencji, nie jest to natomiast aż tak problematyczne, jak zerwanie łącza po stronie organizatora. To całkiem spore wyzwanie, na które jednak można się przygotować poprzez przygotowanie alternatywnych form łączenia. Innym zagrożeniem jest poczucie anonimowości w internecie. Zawsze może się zdarzyć osoba chcąca zakłócić przebieg konferencji. Jednak i z tym można sobie na wiele sposobów poradzić – zaczynając od rejestracji z wykorzystaniem prawdziwych danych, na moderacji czatu kończąc.Ze zdalnej konferencji znacznie łatwiej jest wyjść. Uczestnik, który dociera na stacjonarną konferencję, musi wykonać pewien wysiłek, toteż trudniej mu potem zrezygnować. W przypadku eventu online jest nieustannie o jedno kliknięcie od opuszczenia eventu.
Aby go zatrzymać, trzeba się znacznie bardziej wysilić. Oczywiście ważna jest tu warstwa merytoryczna konferencji – im ciekawsze tematy i prelegenci, tym lepiej. Natomiast nie jest to jedyny sposób na zatrzymanie uwagi uczestnika. Można wprowadzić drobne opłaty za udział w wydarzeniu, aby wykorzystać poczucie „nieopłacalności” wyjścia lub skupić się na poczuciu oczekiwania na niespodziewane i powoli uchylać rąbka tajemnicy dotyczącej czegoś specjalnego.Z drugiej strony konferencja online daje szansę na dotarcie do każdego zakątka na świecie. Nie jesteśmy już zamknięci w granicach miasta czy kraju, możemy uczestniczyć w evencie zarówno sprzed naszego biurka w Krakowie, jak i z plaży na Malediwach. To pokonywanie granic daje ogromne możliwości dotarcia do potencjalnych uczestników. To niesamowita wygoda, ale także i duże wyzwanie, by spośród mnogości ciekawych wydarzeń, wybrano właśnie to nasze…Jakkolwiek prozaicznie to nie zabrzmi, dużo kosztów mamy z głowy. Nie musimy myśleć o wynajmie odpowiednio dużej powierzchni czy cateringu dla uczestników, bo kawę zrobią sobie sami we własnej kuchni. Tak naprawdę jedynym kosztem staje się infrastruktura cyfrowa, czyli platforma, przy użyciu której wydarzenie będzie się odbywać. A skoro o platformie…
Dają one różne możliwości! Oferty są bardzo zróżnicowane pod względem zapewnianych usług, ich cen czy samej estetyki i powszechności wykorzystania. Każda jest trochę inna i przed realizacją wydarzenia warto się zastanowić, jakie narzędzie najbardziej będzie odpowiadać potrzebom wydarzenia; taka analiza może także spowodować ujawnienie wcześniej nieświadomych potrzeb.
Czy można wartościować eventy stacjonarne względem zdalnych? Można, ale po co? One są po prostu inne, niekoniecznie gorsze. Wracając do samochodowego porównania: przesiadając się z Mini do SUVa mamy świadomość, że trudniej będzie zaparkować w centrum, ale za to dłuższa podróż będzie przyjemniejsza. Dlatego najważniejsze jest, aby maksymalnie wykorzystać możliwości, jakie dają te formy eventów! Moim zdaniem eventy online może czekać podobny los, co home office: w końcu wrócimy do biurowców (i sal konferencyjnych), ale działanie zdalne już z nami zostanie (choćby częściowo).
