Sztuka zdalnego zarządzania zespołem: jak budować poczucie jedności w erze zdalnej pracy?
Badania przygotowane dla Komisji Europejskiej pokazują, że pandemia znacząco zmieniła strukturę europejskiego rynku pracy: według wstępnych szacunków 40% osób pracujących obecnie na terenie Unii Europejskiej wykonuje swoją pracę zdalnie z powodu COVID-19. Dla porównania: w 2019 roku tylko 5,4% osób zatrudnionych w krajach EU-27 pracowało zazwyczaj z domu. Wirus wywrócił do góry nogami całą strukturę pracy, do której byliśmy przyzwyczajeni, i pozostawił nas bez koła ratunkowego, więc musimy zrobić to, w czym jesteśmy z natury ekspertami — dostosować się do nowej sytuacji i zmienić sposób, w jaki pracujemy. Według badań Pipefy, 41% osób chciałoby wrócić do biura, a tylko 15% świeżo upieczonych pracowników zdalnych jest zadowolonych ze sposobu, w jaki godzą życie zawodowe z prywatnym. Efektywne zarządzanie zdalnym zespołem jest kluczowe, aby utrzymać wysokie wyniki i nie ryzykować rozpadem wewnętrznych struktur. Aż 32% świeżo upieczonych pracowników zdalnych odczuwa frustrację z powodu pracy zdalnej, widząc w niej wysokie ryzyko wypalenia zawodowego. Dla porównania tylko 8% „zaprawionych” zdalnych pracowników mówi o poczuciu frustracji. Wyniki sugerują, że sprawne zarządzanie to klucz do sukcesu zespołowego w czasach pandemii.
Dobry zespół patrzy w jednym kierunku
Czasy, w których żyjemy, są wyjątkowe, ale podstawą sukcesu każdego zespołu pozostaje wspólny cel i poczucie misji. W przypadku pracy zdalnej motywowanie pracowników jest wyjątkowo ważne: bez pracy we wspólnej przestrzeni trudniej zobaczyć efekty zespołowej oraz sposób, w jaki nasz indywidualny wkład przyczynia się do realizowania celów całej organizacji. Przypominanie pracownikom o wspólnej misji znacznie poprawia ich zaangażowanie i wskazuje zarówno na perspektywę rozwoju firmy, jak i rozwoju osobistego pracownika. Jako że praca zdalna wymaga dobrej samoorganizacji i jest zorientowana na rezultaty, a nie konkretną ilość przepracowanych godzin, to rola managera staje się jeszcze bardziej skoncentrowana na elemencie ludzkim. Dotrzymywanie terminów jest ważne, ale zestresowany pracownik to mniej wydajny pracownik, który chętniej nas opuści, więc rozładowanie stresu u pracowników jest kluczowe, aby utrzymać morale zespołu. Warto upewnić się, że zachowujemy transparentność komunikacji i informujemy pracowników zarówno o pozytywnych, jak i negatywnych aspektach ich pracy. Ilość spotkań powinna być ograniczona do minimum. Spotkania zespołu mają być głównie narzędziem do rozmowy o rezultatach działań i przeszkodach, które blokują dalsze plany. Wszystkie inne zadania powinny zostać wykonane przed spotkaniem. Dobry zespół patrzy w jednym kierunku, więc opracowanie skutecznego modelu komunikacji jest niezbędne, aby skutecznie pracować zdalnie. Dobrym pomysłem mogłoby być też stworzenie wirtualnych miejsc do integracji zespołu: aż 55% ankietowanych przyznaje, że w pracy zdalnej najbardziej brakuje im luźnych rozmów z kolegami z pracy. Atmosfera w pracy wpływa zarówno na jakość, jak i efektywność wykonanych zadań, więc warto zainwestować w społeczne aspekty wirtualnej pracy.
W czasach pandemii storytelling zyskuje na znaczeniu
Kiedy spojrzymy na nasze produkty i sposób, w jaki można nimi zarządzać, na pierwszy plan wysuwa się storytelling. To, w jaki sposób przedstawiamy swój produkt, może budować poczucie jedności zarówno wewnątrz zespołu, jak i z klientami. Pracownicy z poczuciem misji są bardziej zmotywowani do działania. Warto zadbać o to, żeby narracja dotycząca firmy była spójna i zrozumiała. W wielu przypadkach firmy automatyzują wiele manualnych procesów, co często wywołuje w pracownikach obawę o utratę pracy. Warto dobrze zakomunikować zespołom, że automatyzacja nie jest ich wrogiem, ale wpłynie dobrze zarówno na przyszłość firmy, jak i na ich rozwój. To niezmiernie ważne, aby zatrudnione osoby miały świadomość, że dobrze przeszkolony pracownik to środek trwały firmy i narzędzie jej rozwoju, więc automatyzacja nie doprowadzi do likwidacji stanowisk, a jedynie do optymalizacji produktywności. Nadrzędnym celem wszelkich narzędzi, które wdrażamy, powinno być efektywne rozwiązanie problemu, więc zanim wdrożymy jakiekolwiek narzędzie, warto zrozumieć, jak wpłynie ono na pracę w firmie – w perspektywie krótkoterminowej i długoterminowej. Wprowadzanie do Twojego biznesu nowych narzędzi bez analizy ich przydatności może okazać się błędem zarówno finansowym, jak i strategicznym.
Jasne cele strategiczne to główny budulec organizacyjnej jedności.
Organizacyjna jedność to coś, do czego powinna dążyć każda firma: wypracowanie modelu działania, w którym cały zespół pracuje nad wspólnymi, dobrze zdefiniowanymi celami, to klucz do dynamicznego rozwoju. Pomocne w budowaniu tej jedności są elementy zwinnego zarządzania, a zwłaszcza codzienne spotkania (daily stand-up nie dłuższe niż 15 minut), które pozwalają zrozumieć, nad czym każdy członek zespołu pracuje, jakie zadania zostały już wykonane, a jakie działania są zaplanowane na najbliższy dzień. Taka forma komunikacji pozwala na wyciąganie wniosków z projektów, uczenie się na błędach na bieżąco oraz dogłębne zrozumienie wizji organizacji przełożonej na codzienne zadania, a także potrzeb klientów. Budując zdalny zespół, należy jednak pamiętać, że wirtualna przestrzeń rządzi się innymi prawami niż biuro. Wskazane jest ograniczenie mikrozarządzania zespołem i danie pracownikom większej autonomii. Rozpoczynający pracę zdalną ludzie mają małe poczucie sprawczości i kontroli, a nadmierna inwigilacja ze strony przełożonego może doprowadzić do stworzenia toksycznego środowiska pracy, które wypali pracowników i pozbawi ich poczucia misji. W rozproszonych zespołach warto świętować każdy sukces i budować poczucie zbiorowej odpowiedzialności za projekty tak, aby każdy pracownik czuł, że jego praca ma znaczenie dla rozwoju firmy. Niedoceniany pracownik to potencjalnie stracony pracownik, a wyszkolenie nowej kadry jest kosztowne, zwłaszcza w niepewnych czasach pandemii.
Inwestycja w pracownika to inwestycja w przyszłość
Traktowanie pracownika przedmiotowo to jeden z błędów, które mogą kosztować firmę utratą ludzi, zmniejszoną produktywności czy też rozpadem zespołu. Dobry pracownik to inwestycja z gwarancją wysokiego zwrotu, dlatego warto zwracać uwagę na umiejętności, które dana osoba posiada. Wysoko wykwalifikowany specjalista może kosztować firmę więcej, ale jego wiedza to paliwo, które napędza rozwój przedsiębiorstwa. Warto pamiętać, że zespół odpowiedzialny za projekt ma ogromny wpływ na sukces przedsięwzięcia: wykonanie jest ważniejsze od koncepcji. Kiedy już mamy zespół zbudowany z wykwalifikowanych specjalistów, dobrze byłoby zadbać o odpowiednią atmosferę w pracy i stworzenie środowiska, w którym praca zespołowa to efektywny model współpracy, a nie platforma do konkurowania o względy przełożonego. Firmy, które budują toksyczną atmosferę pracy, nieustannie zmuszając pracowników do konkurowania o dodatkowe korzyści, nigdy nie będą w stanie zbudować zgranych zespołów. Pracownicy, którzy widzą w swoich współpracownikach przeszkodę na drodze do awansu, niechętnie dzielą się pomysłami, a często nawet sabotują kreatywne rozwiązania zaproponowane przez konkurentów. Ciągły stres, którego przyczyną jest wroga atmosfera w pracy, powoduje frustrację i negatywnie wpływa na zdrowie psychiczne pracowników. Aż 41% świeżo upieczonych pracowników zdalnych jest niezadowolonych ze stanu swojego zdrowia psychicznego po rozpoczęciu pracy zdalnej. Kondycja psychiczna pracownika powinna być dla firmy istotna: badania pokazują, że szczęśliwi ludzie są o 31% bardziej produktywni, a więc ich wkład w rozwój organizacji jest znacznie większy. Budowanie poczucia jedności w firmie i tworzenie przyjaznego środowiska pracy to inwestycja w przyszłość, która procentuje przez lata.
Wielokulturowa perspektywa to przepis na międzynarodowy sukces
W globalnej wiosce nie ma już prawd uniwersalnych, tak jak i nie ma uniwersalnych sposobów zarządzania zespołem. To, co świetnie sprawdza się w przypadku firm amerykańskich, może nie zdać egzaminu w Japonii, warto więc zawsze mieć na uwadze kontekst kulturowy, kiedy zarządzamy zróżnicowanym zespołem, którego członkowie reprezentują różne sposoby myślenia. W epoce globalnych przedsiębiorstw, które szybko zdobywają międzynarodowe rynki, brak umiejętności komunikacji międzykulturowej może być biznesowym samobójstwem. Zespoły, które nie potrafią się porozumieć z powodu różnic kulturowych, często nie są w stanie wykonać powierzonych im zadań i narażają firmę na straty. Dla przykładu: w kulturach wysokiego kontekstu, takich jak Japonia czy Chiny, niewerbalna wiadomość, którą wysyłamy, ma ogromne znaczenie, podczas gdy w kulturach niskiego kontekstu, takich jak Stany Zjednoczone czy kraje Europy Zachodniej, komunikat werbalny jest kluczowy, a mowa ciała nie wpływa istotnie na treść komunikatu. Taka kluczowa różnica w sposobie interpretacji tego, co zostało przekazane, może prowadzić do wielu potencjalnych nieporozumień. Rolą managera jest uwzględnienie różnic kulturowych w sposobie komunikacji tak, aby przekaz był jasny dla wszystkich pracowników. Różnorodność kulturowa może być źródłem innowacji i kreatywności, wynikających z mnogości perspektyw i sposobów rozwiązywania problemów, ale skuteczna komunikacja jest niezbędna, aby wykorzystać jej biznesowy potencjał. Podsumowując – przepis na efektywne zarządzanie zdalnym zespołem może różnić się w każdej firmie, ale jego baza jest zawsze taka sama: organizacyjna jedność, jasna i skuteczna komunikacja, inspirująca narracja biznesowa i pozytywna atmosfera w pracy. To prawda, że praca zdalna zmieniła sposób, w jaki pracujemy, ale z odpowiednim przygotowaniem częstotliwość, z jaką zwyciężamy, pozostanie taka sama, albo nawet się zwiększy.
