Co wspólnego mają faktury i moralność? Czyli o tym jak powinien wyglądać etyczny biznes.

Epidemia COVID-19 i spowodowany przez nią przewrót w gospodarce bezbłędnie zweryfikowały dumnie brzmiące hasła o byciu fair w biznesie. Niestety, w wielu przypadkach firmy, kreujące się na te, które zawsze grają czysto, które dbają o swoich pracowników i organizują szumne akcje pod hasłem społecznej odpowiedzialności biznesu, w czasie kryzysu nie dały rady sprostać swoim ideom. Poniżej podzielę się z wami moimi przemyśleniami na temat etycznej działalności, tego czym jest i czy słusznie mówi się o niej częściej w kontekście dużych korporacji niż małych i średnich przedsiębiorstw. Zacznijmy od początku, czyli od tego, czym jest etyka. Według encyklopedii PWN, w sensie potocznym — etyka uznawana jest za synonim moralności. Zajmuje się ustalaniem tego, co jest moralnie dobre, a co złe, oraz — na podstawie przyjętych ocen i związanych z nimi powinności – tworzy normy pozytywnego postępowania. Brzmi górnolotnie, prawda? To pewnie dlatego rozmowy o niej kojarzą się nam głównie ze spotkaniami w korporacjach, gdzie ustalany jest kolejny budżet na działalność charytatywną. Ale czy słusznie? Spróbujmy prościej. Dla mnie etyka w biznesie zaczyna się w małych działaniach.

Terminowe płatności

Jesteś freelancerem, prowadzisz swoją działalność rzetelnie, płacisz podatki, dotrzymujesz zadeklarowanych klientowi terminów. Jak często otrzymujesz wynagrodzenie za swoją pracę zgodnie z umową? Problem z nieterminowymi płatnościami dotyczy nie tylko małych przedsiębiorstw czy jednoosobowych działalności, bo jest, niestety, piętą achillesową większości polskich firm. Według raportu przygotowanego przez Intrum, spółkę specjalizującą się w windykacji i zarządzaniu wierzytelnościami, w 2020 roku 9 na 10 faktur opłacanych było po terminie. W odpowiedzi na upomnienia dotyczące płatności słyszy się zazwyczaj, że faktura nie dotarła lub osoba odpowiedzialna za przelewy jest aktualnie niedostępna. Rzadziej, że firma nie ma środków, więc zapłaci, kiedy jej zapłacą. Dlaczego się tak dzieje? Oczywiście – zakładamy, że firmy mogą mieć problemy z finansami i w takich sytuacjach niezwykle ważne jest, żeby zachować dialog pomiędzy stronami. Poinformowany o możliwym opóźnieniu wykonawca nie będzie czuł się zagubiony, prawdopodobnie też przebuduje swoje plany finansowe tak, żeby wybrnąć z sytuacji. Warto o tym pamiętać, zwłaszcza przy współpracy z małymi firmami i jednoosobowymi działalnościami, ponieważ dla nich kilkutygodniowe zatory płatnicze są czasem kwestią być albo nie być.
Pomijając sytuacje kryzysowe, kiedy faktycznie brakuje środków, powód braku płatności może być też inny. Według głosów przedsiębiorców, zarówno tych którzy płacą, jak i tych którzy na płatności czekają, od jakiegoś czasu obserwujemy w Polsce zjawisko społecznego przyzwolenia na niepłacenie. Często termin zapłaty, który widnieje na fakturze, jest traktowany jako data, od której dopiero trzeba zainteresować się wykonaniem przelewu, a nie jako finalny dzień dostarczenia środków. Przedsiębiorcy płacą z opóźnieniem, bo „każdy tak robi”. Wykonawca zaś zwleka z nawet miękką windykacją „bo przecież to dopiero tydzień, miesiąc” i boi się o „spalenie relacji” czy zamknięcie sobie drogi do kolejnego zlecenia. W mojej ocenie firma, która chce być fair, otrzymując przypomnienie o zapłacie, powinna po prostu postawić sobie za cel jak najszybsze uregulowanie płatności lub poinformowanie o możliwym terminie spłaty choć części zobowiązania. Jeśli jesteś wykonawcą, zadbaj o to, żeby dokument dotarł do odpowiedniej osoby. Warto też zadzwonić i upewnić się, czy z fakturą jest wszystko w porządku.

Duży może więcej?

Choć w ostatnich latach obserwujemy coraz większą liczbę zwolenników równego traktowania stron, gdzie firmy współpracujące są partnerami i rozumieją swoje wzajemne interesy, nadal niechlubną większość stanowią kontrakty, w których warunki dyktuje większy. Problem dotyczący płatności stał się na tyle duży, że doczekał się wydania w ubiegłym roku ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Określa ona maksymalny (60-dniowy) termin w większości zleceń, jeśli stronami są firmy działające w innej skali. To bardzo ważny krok, ponieważ – jak podaje magazyn poradnikprzedsiębiorcy.pl – w Polsce wielu wykonawców często czekało na płatności nawet do 120 dni! Oprócz usankcjonowania krótszych terminów zapłaty, zmienił się także sposób, w jaki możemy dochodzić swoich praw, np. jeśli mowa o wysokość rekompensaty za koszty związane z odzyskaniem należności. Dodatkowo, w sytuacji, kiedy po 60 dniach dojdzie do sporu pomiędzy stronami, to dłużnik, a nie wierzyciel musi udowodnić, że ustalony termin zapłaty nie był rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela. Jeśli płatność nadal nie zostanie zrealizowana, wykonawca ma prawo odstąpienia od umowy – w całości lub od jej niewykonalnej części. Ustawa nadaje też UOKiK prawo karania firmy, które najbardziej ociągają się z płaceniem kontrahentom.

I jeszcze logo trochę większe poproszę

No dobrze, ale co, zanim w ogóle dojdzie do wystawienia faktury? Bo to również, jak się okazuje, nie jest takie oczywiste. Nie zawsze bowiem wykonanie zlecenia lub dostarczenie produktu jest jednoznaczne z tym, że klient spodziewa się uregulowania płatności. Brzmi abstrakcyjnie, prawda? A jednak. Wykonawcy często mają problem z przedłużającą się akceptacją zlecenia. Kontrahenci opóźniają odbiory lub zamiast jednej listy uwag do uwzględnienia przesyłają kilka lub nawet kilkanaście, zawierających niewiele punktów. Dzieje się tak z kilku powodów. Po pierwsze: z psychologicznego punktu widzenia większość z nas ma problem z podejmowaniem decyzji i zamykaniem sobie drogi wyboru. Po drugie: firmy zlecające boją się, że gdy już pojawi się akceptacja i dokonają płatności, jakikolwiek kontakt w wykonawcą i uzyskanie pomocy będą trudne.
Odpowiedzią na obie kwestie może być stworzenie naprawdę komfortowych warunków współpracy, gdzie klient czuje się wysłuchany i zrozumiany. Wtedy dwie strony czują, że zależy im na sukcesie projektu, a w trakcie jego omawiania sporządzone zostają szczegółowe i – co najważniejsze – jasne dla wszystkich kryteria akceptacyjne i definicja ukończenia. Dla zespołów pracujących w Scrum to nic nowego, pozostałych zachęcam do szerszego zgłębienia tematu.

„Ile rabatu możemy dostać?”

Zakładam, że każdy, kto w swoim życiu miał kontakt ze sprzedażą, usłyszał to zdanie. Szczerze mówiąc, to i mnie zdarzyło się „negocjować” w ten sposób i bardzo często spotykałam się z podobną praktyką bez względu na skalę firmy czy jej pochodzenie. Jakby samo zapytanie o obniżenie ceny obligowało sprzedającego do udzielenia rabatu. Właściwie powszechna stała się praktyka podnoszenia wyceny, „żeby było z czego urwać”. Podobno mistrzami takiej sprzedaży są salony samochodowe, gdzie bez specjalnych starań można otrzymać kilka czy kilkanaście procent rabatu, co przy cenach towaru daje całkiem spory upust.

A gdyby tak obie strony zrezygnowały z tych przepychanek – czy zawieranie umów nie byłoby łatwiejsze? Pytając o wycenę zlecenia czy produktu, chcę wierzyć, że taka jest jego wartość. Że osoba czy firma, która ma dla mnie pracować, zarobi na tym projekcie uczciwie, wykonując zadanie z należytą starannością. I nikt nie będzie się czuł oszukany. Kiedyś przy negocjach bałam się odmawiać upustu. Teraz śmiało rozmawiam z klientem tłumacząc, że kwota wyceny jest adekwatna do pracy, jaka musi zostać wykonana. I namawiam do zagrania w „otwarte karty”. Na zasadach: kliencie powiedz mi, jakim budżetem dysponujesz, zróbmy ponowne rozpoznanie Twoich potrzeb, określmy, co jest absolutnym must have, a co może poczekać do momentu, aż znajdą się środki na nowe inwestycje, a zrealizujmy okrojony projekt już teraz. Wiem, że takie podejście wymaga większego zaangażowania z obu stron, ale często jest dużo lepszym rozwiązaniem niż wybranie wykonawcy, który zgodzi się na mniejszy budżet, ale za wszelką cenę będzie dążył do oszczędności. Często, niestety, zamawiający nie będzie zadowolony z efektu końcowego i ponownie rozpocznie poszukiwania – tym razem firmy, która zgodzi się poprawić nieudany projekt, wydając więcej niż zakładał to pierwotny kosztorys.
Skoro jesteśmy też przy temacie wycen: etyczny biznes to dla mnie także zaproponowanie klientowi takiego rozwiązania, jakiego potrzebuje w danym czasie. Realizowanie elementów, które mogą nie przynieść biznesowi klienta oczekiwanej wartości lub mogą to zrobić, ale w dalszej przyszłości sprawia, że stajemy się firmą, która nie troszczy się o klienta, a chce tylko naciągnąć na więcej. To szczególnie ważne, zwłaszcza przy pracy ze startupami, kiedy zwrot z inwestycji jest jeszcze niepewny. Wspierając klienta, możemy pomóc mu w weryfikacji najbardziej krytycznych dla biznesu hipotez, czyli po prostu odpowiedzi na pytanie o to, czy pomysł na biznes ma sens. Jeśli w wyniku przeprowadzonego eksperymentu taką hipotezę obalimy i dojdziemy do wniosku, że pomysł się nie przyjmie, uczciwym uczciwym jest po prostu odradzenie kontynuacji projektu.

„Jakie są Pani/Pana wymagania finansowe?”

Pozostając w temacie wynagrodzenia: pytanie o zarobki jest chyba jednym z najmniej lubianych przez aplikujących. Dlaczego? Po pierwsze: dlatego, że boimy się, że ktoś zgodzi się pracować za niższą stawkę i wtedy nasze szanse na zatrudnienie spadną. Po drugie: mamy kłopot z wycenianiem naszej pracy, a dotyczy to przede wszystkim kobiet. Z okazji 20-lecia działalności w Polsce Provident S.A. zrealizował szeroko zakrojone badanie na temat podejścia Polaków do finansów. Wynika z nich m.in, że Panie nie tylko zarabiają mniej „na starcie”, ale i też znacznie rzadziej niż mężczyźni proszą o podwyżki, a raczej czekają na inicjatywę przełożonego. Kobiety zaniżają też wartość wykonywanej przez siebie pracy.
Dlatego tym bardziej cieszy fakt, że mimo iż nie ma przepisu nakazującego publikację widełek płacowych przy ofertach pracy, podawanie ich jest coraz bardziej popularne. Etyka w kontekście zatrudniania to dla mnie właśnie polityka równych szans, równego traktowania i opłacania kobiet i mężczyzn. Na wynagrodzenie nie powinny mieć wpływu także pochodzenie czy kolor skóry. To również płace, które odpowiadają tym minimalnym na danym stanowisku, zgodnie z obowiązującymi na rynku stawkami oraz nie wykorzystywanie sytuacji, w której znajduje się osoba starająca się o stanowisko. Niestety, zdarzyło mi się pracować na umowę zlecenia z o połowę niższym wynagrodzeniem niż moje koleżanki zatrudnione na umowie o pracę, chociaż miałyśmy dokładnie te same stanowiska, zakres obowiązków i odpowiedzialności, tylko dlatego, że byłam studentką pilnie poszukującą pracy. Na szczęście teraz docierają do mnie informacje, gdzie znajomym specjalistom zaproponowano wynagrodzenie wyższe niż sami zakładali, ponieważ pracodawcy ocenili ich kompetencje dużo lepiej niż oni sami. Myślę, że śmiało mogę powiedzieć, że gdyby podawanie widełek płacowych stało się standardem, wycena własnych umiejętności byłaby łatwiejsza.

Owocowe czwartki

Stosowany obecnie (częściej już jako prześmiewczy) zwrot dotyczący owocowych czwartków wpływał kiedyś na podniesienie statusu pracodawcy w oczach potencjalnego pracownika. I faktycznie – takie małe rzeczy mają wpływ w kwestii etyki w biznesie. Nie chodzi tu bezpośrednio o serwowanie owoców czy kawy, ale ogół działań, mających na celu zorganizowanie przyjaznego środowiska pracy. Zdaniem serwisu poradnikprzedsiębiorcy.pl jedną z podstawowych cech, świadczącą o etyczności pracodawcy, jest zapewnienie zespołom komfortowych warunków pracy. Zadbanie nie tylko o miejsce wykonywania obowiązków, ale także o atmosferę, która w tym miejscu panuje. Wzajemnie poszanowianie drugiej osoby i jej poglądów. Dla mnie to także możliwość wyrażania opinii, nie tylko pochlebnych, bez obawy o zwolnienie. Ważne jest także, aby pracownicy czuli się bezpiecznie i mieli dostęp do osoby lub osób, z którymi mogą porozmawiać o swoich wątpliwościach. Budowanie zespołów tak, żeby dołączające do nich osoby nie były zagubione i pozostawione samymi sobie. Zdaje sobie sprawę, że dla niektórych brzmi to utopijnie i proces układania może trwać całe lata, ale celem jest już samo dążenie do bycia lepszym pracodawcą. Etyka w kontekście komunikacji to także jawność podejmowanych decyzji, ich powodów czy konsekwencji, jeśli mają one bezpośredni wpływ na konkretne osoby, działy czy całe organizacje. Dodatkowo, choć to pewnie najtrudniejsze – bycie szczerym wobec pracowników w sytuacji, kiedy firma notuje spadki. I wcale nie chodzi mi o wprowadzanie atmosfery strachu i widma zwolnień, ale o danie możliwości pracownikom, którzy mają na utrzymaniu rodziny lub kredyty do spłacenia, samodzielnego podjęcia decyzji o tym, czy pozostają w zagrożonej firmie. To także wzięcie odpowiedzialności za znalezienie innych, nowych możliwości pracy, jeśli ziści się najczarniejszy scenariusz.
Bycie etycznym to także umiejętność przyznania się do złych decyzji i próba naprawienia skutków tych działań. Tu za przykład może świetnie posłużyć historia Rafała Brzoski – założyciela Grupy Kapitałowej Integer.pl (m.in. InPost), który po spektakularnym załamaniu biznesu konsekwentnie dążył do jego odbudowania i m.in. własnym kredytem spłaca zobowiązania wobec poszkodowanych pracowników. Tym z was, którzy nie znają tej historii, polecam jej dokładniejsze prześledzenie.

Idzie nowe

Obserwując to, co mówi się aktualnie w kontekście szeroko pojętych relacji biznesowych, liczę, że w najbliższych latach, sytuacja jeszcze bardziej się poprawi. Zdaniem dra Jakuba Bożydara Wiśniewskiego, ekonomisty z wrocławskiej Fundacji Instytut Edukacji Ekonomicznej im. Ludwiga von Misesa, przedsiębiorcy mają coraz większą świadomośc potencjału działań etycznych w kontekście rozwoju ich biznesu, a co za tym idzie – w kontekście zwiększenia zysków. Firmy zaczynają więc postrzegać ekonomię i etykę na równi. Zaś konsumenci przy wyborze coraz częściej nie kierują się ceną, a wartością etyczną oferowanych towarów.

Ekonomiczny aspekt etycznego biznesu daje dodatkowy argument wszystkim tym, których nie do końca przekonuje sama idea dbania nie tylko o swoje potrzeby, ale także o interesy partnerów i bycie dobrym dla innych. Bez względu jednak na pobudki tych działań, troska o wzajemne relacje, nawet w tych przytoczonych przeze mnie małych działaniach, daje nam większe szanse na życie w coraz lepszym świecie.